Geplande en gerealiseerde personeelskosten per afdeling

Zie onder werkblad Totalenblad en invoeren basisgegevens.

In deze werkbladen (afd 1, enzovoort) moeten per afdeling een aantal gegevens worden ingevoerd die nodig zijn om de totaal geplande kosten voor salarissen en sociale lasten per medewerker en per afdeling te kunnen berekenen. Dit betreft zowel een aantal basisgegevens die voor de hele afdeling geldig zijn, als gegevens per medewerker.

Naast gegevens met betrekking tot de geplande kosten kunnen in de loop van het jaar ook gerealiseerde waarden worden ingevoerd. Deze maken het mogelijk een vergelijking te maken van de realisatie ten opzichte van de planning.

Vastleggen van basisgegevens per afdeling

De basisgegevens per afdeling worden grotendeels met behulp van koppelingen automatisch overgenomen uit werkblad Totalenblad en invoeren basisgegevens. Deze cellen hebben op de tabbladen per afdeling een lichtgele achtergrond. Deze waarden kunnen indien gewenst echter worden overschreven met een afwijkende waarde.

Vastleggen van gegevens per medewerker

Deze werkbladen (afd 1, enzovoort) lijken in opbouw op het werkblad Totalenblad en invoeren basisgegevens. Dat betekent dat in het eerste overzicht (de bovenste helft van het werkblad) de planningsgegevens worden ingevoerd en in het tweede overzicht (de onderste helft van het werkblad) de gerealiseerde waarden. Het verschil is dat nu gegevens voor iedere medewerker individueel worden ingevoerd.

Op basis van de geplande en gerealiseerde waarden wordt in het onderste gedeelte van het eerste overzicht een vergelijking gemaakt en worden afwijkingen berekend.

Vastleggen van basisgegevens per afdeling

De werkbladen veronderstellen dat over alle specifieke/eenmalige betalingen werkgeverslasten betaald moeten worden. Het berekende bedrag per medewerker (in cel K22 tot L36) wordt dan ook nog opgehoogd met deze werkgeverslasten om de totaal geplande kosten voor specifieke/eenmalige betalingen te berekenen.

In de werkbladen is momenteel ruimte voor twee specifieke/eenmalige betalingen. Indien meer betalingen nodig zijn, dienen daarvoor de volgende aanpassingen te worden aangebracht.

• Op het werkblad Totalenblad en invoeren basisgegevens dienen in cel K13 tot en met U13 de gegevens met betrekking tot de derde specifieke/eenmalige betaling te worden opgenomen. Eventuele volgende specifieke/eenmalige betalingen kunnen op de regels daaronder worden opgenomen.
• Op deze werkbladen (afd 1, enzovoort) dienen in cel K13 tot en met U13 (en eventuele regels daaronder) verwijzingen te worden opgenomen naar de op het werkblad Totalenblad en invoeren basisgegevens ingevoerde gegevens (zie vorige punt).
• Op alle afdelingsbladen dienen een of meerdere extra kolommen te worden ingevoegd tussen kolom L en M met daarin een formule die per medewerker het bedrag van de extra betaling inclusief werkgeverslasten berekent.
• Daarnaast dienen de formules in kolom N tot en met Y aangepast te worden zodat ook de nieuwe extra betalingen worden meegenomen in de planning van de personeelskosten.
• Ten slotte dienen op het werkblad Totalenblad en invoeren basisgegevens alleen een of meerdere kolommen te worden ingevoegd tussen kolom L en M. De formules in kolom N tot en met Y betreffen verwijzingen naar totalen op de afdelingsbladen en zullen dus automatisch de juiste nieuwe bedragen overnemen.

Vastleggen van gegevens per medewerker

In principe moeten voor alle werknemers de personeelsnummers, kostenplaatsen, namen en fte-% worden ingevoerd in de betreffende kolommen of cellen van het planningsgedeelte (eerste overzicht op elk werkblad). Deze gegevens worden automatisch overgenomen in het tweede overzicht voor de gerealiseerde waarden.

Let op!

De werkbladen in de huidige vorm gaat uit van de veronderstelling dat de algemene loonsverhoging volgens de cao niet van toepassing is op de toeslagen (kolom H). Indien dit wel het geval is, moeten de formules in kolom J worden aangepast.

Let op!

Op het werkblad afd 1 staat als voorbeeld bij de opmerkingen (kolom D) dat medewerkster Müller-Staudt uit dienst treedt met ingang van maand 2. Dergelijke bijzonderheden worden niet automatisch verwerkt in het gedeelte van de tabel waar de geplande kosten worden berekend (N22 tot Y36, de lichtgele cellen), maar zullen handmatig moeten worden aangepast. In dit voorbeeld zou het moeten leiden tot het invullen van de waarde 'nul' of het verwijderen van de formule bij de betreffende medewerkster vanaf de maand februari. Vanaf dat moment hoeven er immers geen kosten meer te worden gepland voor die medewerkster. In het voorbeeldbestand is dit echter niet gedaan om te voorkomen dat u als gebruiker straks met een onvolledig bestand aan de slag gaat met uw eigen bedrijfsgegevens.

• In het bovenste gedeelte van het eerste overzicht op de werkbladen (tot rij 39) worden per medewerker de totalen van alle geplande waarden weergegeven.
• In de tweede overzicht op het werkblad (rij 56 tot en met rij 76) worden de totalen van de gerealiseerde waarden weergegeven.
• In het onderste gedeelte van het eerste overzicht (rij 40 tot en met rij 50), worden ten slotte de afwijkingen tussen de geplande en gerealiseerde waarden per maand en gecumuleerd weergegeven.