Het project 'Vastlegging AO'

Samenvatting

Dit artikel kent de volgende structuur. Als eerste komt aan de orde hoe het doel van de beschrijving wordt bepaald en welke verschillende doelen er mogelijk zijn. Daarna moet de doelgroep in kaart worden gebracht. Nadat het doel, de doelgroep, de vorm en de inhoud bij elkaar zijn gebracht, moet er een keuze worden gemaakt uit de beschikbare geautomatiseerde beschrijvingshulpmiddelen. Tot slot wordt er aandacht besteed aan de verschillende onderdelen van het plan van aanpak. Ook treft u in dit artikel diverse praktijkvoorbeelden en afbeeldingen aan.

De aan dit onderwerp gerelateerde artikelen 'Wat is de Administratieve Organisatie?', 'De methode en technieken van vastlegging van de Administratieve Organisatie' en 'Valkuilen bij de invoering van een vastleggingsproject treft u eveneens aan in deze kennisbank.

Wat houdt de projectvoorbereiding in?

Tijdens de projectvoorbereiding wordt de basis gelegd voor een succesvolle beschrijving. Een goede voorbereiding is nuttig en nodig. Een goede voorbereiding voorkomt dat halverwege of soms zelfs pas na afloop de vragen worden gesteld die tijdens de projectvoorbereiding aan de orde horen te komen, namelijk:

• Wat is het doel van de beschrijving?
• Wat is het beschikbare budget en wanneer moet het resultaat worden opgeleverd?
• Welk detailniveau wil de organisatie?
• Voor wie zijn deze beschrijvingen bedoeld?

In de projectvoorbereiding moeten met de opdrachtgever afspraken worden gemaakt over de bovenstaande vragen. De opdrachtgever kan vrijwel iedereen in de organisatie zijn. De voorgestelde beschrijving moet echter wel binnen het verantwoordelijkheidsgebied van de opdrachtgever liggen, met andere woorden als de opdracht luidt: `Beschr ...