Valkuilen bij de invoering van een vastleggingsproject

Samenvatting

Het succes van een vastleggingsproject is onder andere afhankelijk van het vermijden van potentiële valkuilen. Vanuit de praktijk is een aantal (potentiële) valkuilen te onderkennen. Een grove indeling naar valkuilen is:

1. valkuilen bij projectplanning en -beheersing;
2. valkuilen bij de beschrijver;
3. valkuilen bij de informatiebron;
4. valkuilen met betrekking tot het eindproduct.

De valkuilen bij projectplanning en -beheersing

Planning onvoldoende doordacht

Hierdoor loopt de volgtijdigheid van beschrijvingen door elkaar. Sommige beschrijvingen worden wel gestart, maar kunnen pas worden afgerond nadat bijvoorbeeld nog in de toekomst te starten beschrijvingen zijn gemaakt, waardoor de uitvoering extra tijd kost.

Beschrijving kost veel meer tijd dan gepland

Een van de grootste problemen bij beschrijvingsprojecten is dat de geplande tijd en de werkelijke besteding niet met elkaar overeenstemmen. De werkelijke besteding is nogal eens een veelvoud van de geplande tijd. De ervaring leert dat de tijd benodigd voor het verkrijgen van de informatie nog wel eens te kort wordt ingeschat. Een andere oorzaak is dat de omvang van de beschrijving niet goed wordt ingeschat. De organisatie en de voorkomende processen blijken in de praktijk veel complexer dan van tevoren werd verwacht. Het laatste probleem kan worden opgelost door voorafgaand aan de planning een grove schets te maken van de processen en de procedures (per afdeling), bijvoorbeeld in de vorm van globale processchema's.

Verantwoordingsrapportage onvoldoende

Verantwoordingsinformatie met betrekking tot een beschrijvingsproject wordt nog wel eens als overbodig beschouwd. Terwijl deze informatie juist bij grote trajecten een go ...