Samenvatting

Steeds vaker worden er prestatiegerichte factoren opgenomen in de salaris- en loonstructuur, waarbij prestaties op of boven een bepaald afgesproken niveau leiden tot extra premies of bonussen. De bonus wordt meestal in eerste instantie berekend op basis van de optelling van de omzet van alle werknemers voor de gehele groep of afdeling. Een prestatiegerichte bonus is alleen geschikt voor verkoopafdelingen waar alle medewerkers door hun bijdrage aan de omzet werken aan de totale verkoopprestatie van de afdeling. In dit artikel treft u een aantal modelberekeningen voor verkooppremies aan die nader worden gepresenteerd en omschreven.

De berekening van de prestatiegerichte factoren

Er worden steeds vaker prestatiegerichte factoren opgenomen in de salaris- en loonstructuur, waarbij prestaties op of boven een bepaald afgesproken niveau leiden tot extra premies of bonussen. Deze extra premievergoedingen worden vaak toegepast op verkoopafdelingen, waar bijvoorbeeld aan de prestatiewaarde 'omzet per maand' bonussen zijn gekoppeld. De vooraf overeengekomen geplande omzet wordt vergeleken met de gerealiseerde omzet. Bij een positief verschil ten opzichte van de geplande omzet wordt met behulp van een bepaalde, vooraf afgesproken formule een bonus of premie berekend. Bij negatieve afwijkingen ten aanzien van de geplande omzet komt de bonus te vervallen.

Deze bonus wordt vaak in eerste instantie berekend op basis van de optelling van de omzet van alle werknemers voor de gehele groep of afdeling. De verdeling van de bonus over de verschillende werknemers wordt dan bijvoorbeeld gedaan met een verdeelsleutel die een combinatie is van bijdrage aan de omzet en aanwezigheid. Om de volgende reden wordt de aanwezigheid meeberekend in de verdeling van de bonus: Zowel in de handel (detailhandel) als bij industriële verkoop bestaat een groep/afdeling behalve uit de topverkopers ook uit de zogeheten waterdragers, die door hun werkzaamheden op de achtergrond (en dientengevolge dus lagere omzetcijfers) niettemin een cruciale bijdrage leveren aan de omzetsuccessen van de gehele afdeling. Met deze bonusmix uit bijdrage aan de omzet en aanwezigheid worden zowel de prestaties van de topverkopers als van de waterdragers op de juiste wijze gehonoreerd.

Waar moet u op letten?

Een prestatiegerichte bonus is alleen geschikt voor verkoopafdelingen waar alle medewerkers door hun bijdrage aan de omzet werken aan de totale verkoopprestatie van de afdeling.

Aangezien de bonus berekend wordt op basis van de vergelijking tussen de gerealiseerde omzet en de geplande omzet, is het zinnig om de doelstellingen (dat wil zeggen, de geplande omzet) niet eenzijdig op te leggen van de kant van de directie. Er kan beter gestreefd worden naar een overeenkomst tussen de directie en de werknemers van de verkoopafdeling, waarin de omzetdoelstellingen en de hiermee gepaard gaande bonusregelingen worden vastgelegd en omschreven voor het gehele jaar en voor de verschillende maanden.

De gehanteerde formule voor de bonusberekening moet zo eenvoudig mogelijk worden opgebouwd. Bovendien moet iedere maand een zo actueel mogelijk overzicht worden opgesteld en uitgereikt aan de werknemers.

De geplande omzet, de gehanteerde verdeelsleutel en het bonuspercentage moeten ten minste voor een jaar worden vastgelegd. Wanneer deze factoren op de korte termijn door de directie worden aangepast, kan bij de werknemers de indruk van willekeurige manipulatie ontstaan, waarmee het vertrouwen in de gezamenlijke bedrijfsdoelen aanzienlijke schade kan oplopen. Om die reden moet voorafgaand aan de invoering van een premieregeling goed worden nagedacht over de omzetwaarden, de verdeelsleutel en het percentage aan premie dat uitgekeerd wordt.

Hierna worden een aantal modelberekeningen voor verkooppremies gepresenteerd en omschreven.

De modelberekening nader gepresenteerd

De kernelementen in de modelberekeningen zijn de volgende waarden:

1. Geplande omzet per maand
2. Gerealiseerde omzet per maand
3. De basisomzet per maand. De basisomzet wordt berekend met behulp van een in te vullen percentage (100% of lager) van de geplande omzet, en geeft aan welke omzet minimaal gehaald moet worden voordat een bonus wordt toegekend. Het onderstaande voorbeeld laat dit zien:

   Voorbeeld Basisomzet en bonus

   Bij een geplande omzet in maand x van	€ 100.000
   en een basisomzet-percentage van	95 %
   is het resultaat een basisomzet van	€ 95.000

   Dat betekent dat alleen een gerealiseerde omzet in maand x die hoger dan € 95.000 ligt, beloond wordt met een bonus. In dit voorbeeld zou een gerealiseerde omzet van € 98.000 aanleiding zijn voor het toekennen van een bonus, hoewel de geplande omzet van € 100.000 nog niet is bereikt. Voor een gerealiseerde omzet van € 94.000 zou er geen bonus worden toegekend. Als men wil dat er toekenning van bonussen plaatsvindt terwijl de geplande omzet nog niet volledig is gehaald, dient het percentage van de basisomzet op 100% te worden gezet.
4. Het verschil op basis waarvan de bonus wordt berekend, is het verschil tussen de gerealiseerde omzet en de basisomzet. Wanneer dit verschil positief is (en de gerealiseerde omzet dus boven de basiswaarde ligt), dan wordt dit verschil getoond en gebruikt voor het berekenen van de bonus. Wanneer het verschil echter negatief is, dan verschijnt er in de berekening een '0'.
5. De bonus wordt berekend op basis van een bonuspercentage van het berekende omzetverschil.
6. De opdeling van de totale bonus in bonusonderdelen voor aanwezigheid en voor omzet wordt gestart door het invoeren van een percentage voor het gedeelte dat op basis van aanwezigheid moet worden berekend. – In het voorbeeld is dit 40%. Daardoor wordt voor het bonusgedeelte op basis van de omzet automatisch 60% gehanteerd, zodat het totaal weer op 100% komt. Indien het bonusgedeelte voor aanwezigheid op 0% wordt gezet, betekent dit dat feitelijk de gehele bonus op basis van de omzet per werknemer over de werknemers wordt verdeeld.

Voor de verdeling van bonussen in deze beide componenten (aanwezigheid en bijdrage aan de omzet) moeten per werknemer maandelijks de volgende waarden worden ingevuld of berekend:

• het fte-percentage per werknemer: bij een fulltime werknemer is dit 100%; bij een parttime werknemer is het fte-percentage gelijk aan het aantal contracturen van de parttimer gedeeld door het aantal contracturen van een fulltimer (bijv. 32 uur per week / 40 uur per week = 80%).
• op basis daarvan kunnen per medewerker per maand de uren worden berekend die gewerkt moeten worden
• de daadwerkelijk gewerkte uren per maand (niet verplicht). Indien gegevens over de daadwerkelijk gewerkte uren beschikbaar zijn, kunnen die in het model worden ingevuld en wordt het aanwezigheidsdeel van de bonus verdeeld over de werknemers op basis van de werkelijk gewerkte uren. Indien deze gegevens niet beschikbaar zijn, wordt bij de toerekening van de bonus voor aanwezigheid uitgegaan van de individuele fte-percentages van werknemers.
• de gerealiseerde omzet per werknemer (de geplande omzet per maand geldt voor de afdeling als geheel).

Daarnaast moet per maand het aantal volgens de CAO te werken uren bij een voltijds dienstverband worden aangegeven. Dit kan per jaar per maand verschillen.

Combinatiefuncties in Excel ter ondersteuning

U weet ongetwijfeld dat Excel over veel datumfuncties beschikt. Om Excel het aantal werkdagen tussen twee data automatisch te laten uitrekenen, moeten we een aantal Excel-functies combineren. We gebruiken de volgende functies:

Datum (Jaar; Maand; Dag) – deze functie geeft als resultaat een datum.

Voorbeeld: =Datum(2002;3;1) resulteert in 01-mrt-2002.

In de werkbladen die u aantreft onder Bonusberekening Verkoopafdeling wordt deze functie gebruikt om op de diverse maandbladen de eerste dag van de desbetreffende maand te bepalen (de begindatum). Het jaartal is daarbij variabel gemaakt en bevat een verwijzing naar het basisblad waar de gebruiker het jaartal heeft ingevoerd.

Laatste.Dag(Begindatum, Aantal_maanden) – deze functie geeft als resultaat de laatste dag van een bepaalde maand.

Aantal_maanden is een variabele die aangeeft hoeveel maanden er bij de begindatum opgeteld moeten worden voordat de laatste dag wordt bepaald. Als hiervoor de waarde 0 wordt gebruikt, resulteert de laatste dag van de maand die in de begindatum staat.

Voorbeeld: =Laatste.Dag(10-jan-2002;1) resulteert in 28-feb-2002 (vrij vertaald: de laatste dag van de eerste maand na januari).

Netto.Werkdagen(Begindatum, Einddatum, Vakantiedagen) – deze functie geeft als resultaat het aantal werkdagen tussen de begindatum en einddatum, rekening houdend met eventuele vakantiedagen of feestdagen. Voor een voorbeeld klik hier. X 

Datumfunctie in Excel

Zoals u ziet, berekent Excel het aantal werkdagen in de maand januari, rekening houdend met de vier gegeven vakantiedagen.

Door de voorgaande drie functies te combineren, kunt u het aantal te werken uren per maand berekenen. De formule voor januari ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

=NETTO.WERKDAGEN(DATUM(Basis!N5;1;1);LAATSTE.DAG(DATUM(Basis!N5;1;1);0))*8

In de formule is ervan uitgegaan dat een werkdag uit 8 uur bestaat, en is geen rekening gehouden met feestdagen en vakantiedagen. Cel Basis!N5 bevat het jaartal.

De functies Laatste.Dag en Netto.Werkdagen vindt u niet standaard tussen de functies van Excel. Deze functies maken deel uit van de Invoegtoepassing Analysis ToolPak. Om ze te kunnen gebruiken moet u deze invoegtoepassing aanzetten via het menu: Extra – Invoegtoepassingen – Analysis ToolPak aanvinken.

Conclusie

Het is zinvol om een overeenkomst tussen de directie en de werknemers van de verkoopafdeling op te stellen. In deze overeenkomst staan de omzetdoelstellingen en de hiermee gepaard gaande bonusregelingen omschreven voor het gehele jaar en voor de verschillende maanden. Deze moeten ten minste voor een jaar worden vastgelegd. Met behulp van de datumfuncties en de invoegtoepassing Analysis ToolPak in Excel bent u in staat om dit maandelijks bij te houden, een actueel overzicht is het resultaat.