Samenvatting

Bij de nieuwe kostenmanagementsystemen streeft men ernaar een zo vroeg mogelijke kostencalculatie en kostenbeheersing te ontwikkelen. Dat wil zeggen niet bij het moment dat de productie aanvangt maar al vanaf het moment dat een organisatie overweegt een nieuw product te ontwikkelen. In dit artikel komen de Life Cycle Costing en de methode Target Costing aan de orde. Met name op de methode Target Costing wordt dieper ingegaan: wat zijn de voordelen van Target Costing en wat zijn de belangrijkste nadelen en knelpunten? Ook krijgt u een antwoord op de vraag wanneer Target Costing zinvol is aan de hand van de checklist Zinvolle toepassing Target Costing. Daarnaast is het mogelijk om vanuit dit artikel direct de werkbladen te downloaden en aan de slag te gaan met Target Costing.

De noodzaak om kostenmanagementsystemen te ontwikkelen

Veel organisaties hebben te maken met scherpe (al dan niet internationale) concurrentie. Om in die omgeving te kunnen overleven, is het voor bedrijven noodzakelijk om goede kostenmanagementsystemen te ontwikkelen die druk uitoefenen op het verlagen van de kosten.

Target Costing voldoet aan die eis. Dit kostenmanagementsysteem wijkt daarbij sterk af van de methoden van kostprijscalculatie. De traditionele methoden voor het berekenen van kostprijzen beginnen meestal pas kort voor de start van de productieplanning of de productiefase met het bepalen van de productiekosten respectievelijk de kostprijs van de producten.

Bij de nieuwere manieren van kostenmanagement wordt gestreefd naar een zo vroeg mogelijke kostencalculatie en kostenbeheersing: niet vanaf het moment dat de productie aanvangt, maar vanaf het moment dat wordt overwogen een nieuw product te ontwikkelen. Binnen grote ondernemingen heeft men namelijk reeds in de jaren zeventig van de vorige eeuw gemerkt dat ongeveer 80% of zelfs meer van de productiekosten al vóór het begin van de productie vastlag en vervolgens nauwelijks nog kon worden gewijzigd of beïnvloed.

Dit hangt met name samen met de wijze waarop een product is ontworpen; kosten worden als het ware 'in het product ontworpen'. Beslissingen die tijdens de ontwikkelingsfase van een product worden genomen, bepalen in hoge mate de kosten die in latere fasen worden gemaakt. De kosten ontstaan weliswaar grotendeels tijdens de productie, maar het soort kosten en de hoogte daarvan zijn op dat moment reeds grotendeels vastgelegd door de wijze waarop het product is ontworpen. De mogelijkheden om die kosten te beïnvloeden, zijn dan meestal nog maar klein. Wijzigingen in de kosten kunnen vaak alleen nog in geringe mate door middel van bijvoorbeeld efficiënter materiaalverbruik of het verhogen van de productieomvang worden bereikt of door een omvangrijk herontwerp van het betreffende product met alle vertragingen en extra kosten die daarbij horen.

De techniek Life Cycle Costing

Amerikaanse bedrijven hebben naar aanleiding van dit inzicht de techniek Life Cycle Costing ontwikkeld. Deze techniek draait met name om het uitgangspunt dat bij beslissingen over (investeringen in) producten niet alleen de kosten van het produceren moeten worden meegenomen, maar de totale kosten van een product over zijn gehele levenscyclus. Dit betekent dat de kosten van het ontwikkelen, produceren, verkopen, gebruiken en (aan het einde van de levensduur) beëindigen, moeten worden meegenomen bij beslissingen. De levenscyclus van een product begint in deze visie ook niet op het moment dat het product op de markt wordt geïntroduceerd (de traditionele definitie van levenscyclus uit de marketing-theorie), maar op het moment dat het idee om een product te ontwikkelen ontstaat.

Japanse bedrijven gingen nog een stap verder en hebben de techniek van Target Costing ontwikkeld. Op basis van het inzicht dat een groot deel van de kosten bepaald wordt door het ontwerp van een product, kwam men tot de slotsom dat al in de plannings-, ontwerp- en constructiefase kostendoelstellingen moesten worden vastgelegd.

Richten op plannings- en ontwerpfase van het product

Target costing (letterlijk vertaald 'doelkostprijscalculatie') is niet echt een vorm van kostprijscalculatie, maar meer een methode van kostenmanagement en kostenbeheersing. In deze methode worden productontwerp, marketing en kostprijscalculaties geïntegreerd benaderd. In feite is het een uitgebreid programma om kosten te verlagen waarmee al in de vroegste stadia van het op de markt brengen van nieuwe producten wordt begonnen.

De kern van deze methode is dat die zich richt op de plannings- en ontwerpfase en op die manier vanaf het allereerste begin van een product de kosten probeert te beheersen c.q. verminderen. Men probeert als het ware de kosten laag te houden door kosten uit het product 'weg te ontwerpen'. Beslissingen die in deze fasen worden genomen over het ontwerp van een product zijn in hoge mate verantwoordelijk voor de kosten die in de toekomst tijdens de productie zullen worden gemaakt.

Deze manier van denken is sterk gekoppeld aan de definitie van de productlevenscyclus en gaat uit van de volgende centrale vraag:

'Wat is de markt bereid te betalen voor het geplande (nieuwe) product, uitgaande van de betreffende eigenschappen, de nog te definiëren levensfasen en de verwachte productiehoeveelheden?'

Hierbij kunnen de beide genoemde concepten voor kostenmanagement worden toegepast. De verwachte marktprijs (de prijs die men verwacht dat de markt bereid is te bepalen) is het startpunt. Met behulp van target costing worden de zogeheten doelkosten van een product bepaald en vastgelegd vanaf het begin van de levenscyclus van een nieuw product, dus vanaf de plannings-, ontwikkelings- en constructiefase.

Bovendien wordt voor de hele productlevenscyclus het vereiste minimale rendement bepaald. De verwachte marktprijs minus dit rendement is de doelkostprijs. Ten slotte worden, rekening houdende met de geformuleerde doelkosten en het minimale rendement, alle inkomsten en uitgaven die tijdens de levenscyclus van het product ontstaan, gecontroleerd met behulp van de life cycle costing-methode. Dat betekent dat alle ontvangen en uitbetaalde bedragen – gesaldeerd over de hele productlevenscyclus en met inachtneming van de doelkosten – uiteindelijk het geplande minimale rendement dienen op te leveren.

Uit deze beschrijving blijkt dat deze nieuwe kostenberekeningssystemen en wijze van kostenmanagement sterk afwijken van de gebruikelijke methoden van kostprijsberekening. Target costing wordt niet toegepast op reeds bestaande producten, maar op nieuwe, nog te ontwikkelen producten.

De nieuwe kostenberekeningssystemen zijn instrumenten die als onderdeel van een compleet kostenmanagementcomplex met een marktconforme opzet en oriëntatie moeten worden beschouwd. Dit kostenmanagement maakt op zijn beurt integraal deel uit van een moderne ondernemingsplanning op de middellange en lange termijn.

De voordelen van Target Costing

Een belangrijk voordeel van de methodiek van Target Costing is dat het alle medewerkers van een organisatie, maar met name R&D-medewerkers en productontwikkelaars dwingt om hun aandacht te richten op (wensen en eisen van) de klant en op reële kansen in de markt. Het bevordert marktgeoriënteerd gedrag en voorkomt dat producten op de markt gebracht worden waarvoor eigenlijk geen markt is. Daarnaast brengt deze kostenbeheersingsmethode de marktuitdagingen via de productieketen terug bij de ontwerpers. Het zorgt ervoor dat ontwerpers producten op de markt brengen met niet alleen de juiste kwaliteit en functionaliteit, maar ook met de juiste verkoopprijs.

Hoewel de nadruk van Target Costing ligt op het beheersen en minimaliseren van de kosten, is er ook nog een aantal andere voordelen. Target Costing vereist een sterke markt- en klantgerichtheid. Daarnaast kan de intensieve samenwerking en inspraak in de multidisciplinaire teams vaak zorgen voor meer begrip tussen de diverse partijen. Hierdoor kunnen de verschillende fasen van productontwerp tot introductie op de markt sneller worden doorlopen, wat op zichzelf ook weer een belangrijk concurrentievoordeel kan zijn.

De belangrijkste nadelen en knelpunten van Target Costing

Target Costing is een methode die een bedrijf kan helpen de productiekosten te verlagen door een nauw verband te leggen tussen beslissingen (in alle fasen tot het moment van productie) en de kosten die zij veroorzaken (meestal pas tijdens de productie). Het is echter geen wondermiddel.

Een probleem dat kan optreden bij het toepassen van Target Costing is langere ontwikkelingstijden, in sommige gevallen zelfs té lange ontwikkelingstijden. Door de aandacht zo te richten op de ontwerpfase, komt het voor dat bedrijven dit onderdeel van de productontwikkeling te lang laten duren. Dit kan ertoe leiden dat een product te laat op de markt komt waardoor de winstdoelstellingen toch niet gehaald worden, ook al werd de target kostprijs gehaald.

Daarnaast kan een methode als Target Costing leiden tot extra stress en wellicht zelfs extra ziekteverzuim vanwege de druk die de methode uitoefent om kosten te verlagen. Diezelfde druk kan ook leiden tot problemen met leveranciers.

Het verzamelen van goede marketinginformatie kan ook een knelpunt zijn. Centraal uitgangspunt bij de methodiek van Target Costing zijn de eisen en verwachtingen van de markt. Dit vereist dat de onderneming inzicht heeft in:

Om deze belangrijke vragen enigszins te kunnen beantwoorden, is een directe benadering van de klant respectievelijk de afnemer vaak de enige mogelijkheid. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat de betreffende doelgroep direct en doelgericht moet worden geënquêteerd, waarbij de opzet van de enquête goed doordacht moet zijn. Alleen dan kunnen de enquêteresultaten als realistische input worden gebruikt bij berekeningen op grond van Target Costing.

Wanneer is Target Costing zinvol?

Niet alle bedrijven bevinden zich in een situatie waarin geavanceerd kostenmanagement van levensbelang is. De toepassing van Target Costing als methode is met name zinvol voor bedrijven in een of meer van de volgende omstandigheden:

Conclusie

Organisaties hebben te maken met scherpe (al dan niet internationale) concurrentie. Om in die omgeving te kunnen overleven is het voor bedrijven noodzakelijk om goede kostenmanagementsystemen te ontwikkelen die druk uitoefenen op het verlagen van de kosten. Life Cycle Costing is een techniek die daarbij behulpzaam is. Het uitgangspunt van deze techniek is dat niet alleen de kosten van het produceren moeten worden meegenomen, maar de totale kosten van een product over zijn totale levenscyclus. Een andere methode van kostenmanagement is Target Costing. De kern van deze methode is dat die zich richt op de plannings- en ontwerpfase. Men probeert met deze methode de kosten laag te houden door kosten uit het product 'weg te ontwerpen'. Voor niet alle bedrijven is een geavanceerd kostenmanagement van levensbelang. Target Costing is zinvol als de concurrentie intens is, het bedrijf zich intensief bezighoudt met verbreding van het productassortiment, als het bedrijf productieautomatisering toepast, ervaring heeft met managementsystemen als Just-in-Time, de wensen en eisen van de klanten redelijk stabiel zijn, producten complex zijn en tot slot de productspeciefieke investeringen relatief hoog zijn.

Direct aan de slag met Target Costing: werkbladen in Excel!