Bij veel bedrijven is het meten van prestaties met name financieel van aard. Dit heeft een aantal belangrijke nadelen.
Om te zorgen dat de organisatie de vastgestelde strategie implementeert, moet het systeem van prestatiemeting gericht zijn op de manier waarop het bedrijf wil concurreren en waarde wil creëren voor klanten en aandeelhouders. Als de prestatie-indicatoren niet aansluiten op de strategie en de verkeerde dingen meten (alleen financiële prestaties), zullen de vastgestelde strategische doelen ook niet gehaald worden.
De Business Balanced Scorecard (hierna BSc) is door Kaplan en Norton ontwikkeld om het management te helpen om prestaties in kaart te brengen. De aanleiding voor de ontwikkeling was de noodzaak voor bedrijven om beter in te spelen op de snel veranderende omstandigheden waarin ze moeten concurreren. In de BSc wordt dan ook expliciete aandacht besteed aan niet-financiële, operationele informatie naast de financiële informatie. Hierdoor ontstaat een evenwichtiger beeld van de prestaties van een organisatie en wordt voorkomen dat de prestaties alleen op grond van financiële maatstaven worden beoordeeld.
De BSc bekijkt prestatiemeting vanuit vier perspectieven die gezamenlijk het management in staat moeten stellen de realisatie van de strategie te monitoren:
Dit heeft betrekking op de prestaties van het bedrijf zoals die beoordeeld worden door de klant. Belangrijke categorieën van indicatoren in het klantperspectief zijn prijs, kwaliteit, tijd en service. Deze kunnen gemeten worden in termen van 'life cycle cost', foutniveau, tijdigheid van leveringen, score voor klanttevredenheid enzovoort.
Zie werkblad BSc Klantperspectief
Dit betreft de prestaties van de primaire bedrijfsprocessen. In dit perspectief worden de prestaties gemeten van de processen die de meeste invloed hebben op klanttevredenheid. De mate van efficiëntie en effectiviteit waarmee deze processen worden uitgevoerd, is bepalend voor het succes van de organisatie, nu en in de toekomst. Doorlooptijd, kwaliteit en productiviteit zijn meestal de belangrijkste categorieën in dit perspectief.
Zie werkblad BSc Intern perspectief
Dit heeft betrekking op de mate waarin het bedrijf in staat is continu te verbeteren en te innoveren. De omgeving waarin organisaties opereren, verandert vaak snel. Wat in het verleden genoeg was om succesvol te zijn, zal in de toekomst waarschijnlijk niet genoeg zijn. Daarom moeten bedrijven zichzelf continu verbeteren. In het leer- en innovatieperspectief worden niet zozeer prestaties zelf gemeten, maar de mate van verbetering in prestaties. Voorbeelden van indicatoren zijn opleiding en motivatie van medewerkers, het aandeel van nieuwe producten in de totale omzet of afzet, de mate van vermindering van afval of uitval en de mate van verbetering in doorlooptijden.
Zie werkblad BSc Leer- en innovatieperspectief
Dit heeft betrekking op het creëren van waarde voor de aandeelhouders/eigenaars van het bedrijf. Uiteindelijk zijn zij vooral geïnteresseerd in het financiële resultaat op de langere termijn. Prestaties en verbeteringen in de hierboven genoemde perspectieven zullen uiteindelijk moeten resulteren in verbetering van de financiële resultaten.
Zie werkblad BSc Financieel perspectief
Overigens zijn deze vier perspectieven niet dwingend of limitatief. Afhankelijk van het type organisatie of de sector waarin de organisatie opereert, kunnen bepaalde perspectieven ontbreken, bijvoorbeeld een perspectief over maatschappelijke ontwikkelingen en/of immateriële doelen bij een non-profitorganisatie. In dat geval kan het toevoegen van een extra perspectief zinvol zijn.
De vier perspectieven kunnen niet los van elkaar worden gezien, er is sprake van duidelijke verbanden tussen de perspectieven en (veronderstellingen over) oorzaak-gevolgrelaties tussen de indicatoren in de diverse perspectieven. Elke indicator in de BSc moet passen in de keten van oorzaak-gevolgrelaties.
In algemene zin kun je zeggen dat verbeteringen in operationele prestaties uiteindelijk moeten leiden tot verbeteringen in de financiële prestaties. In die zin moet er sprake zijn van een duidelijk verband tussen het klantperspectief en intern perspectief enerzijds en het financieel perspectief anderzijds. Verbeteringen in het leer- en innovatieperspectief hebben weer een effect op het interne en klantperspectief en daarmee indirect op het financieel perspectief.
Waarschijnlijk het belangrijkste maar tegelijkertijd moeilijkste aspect van de BSc is het bereiken van evenwicht (balans) op een aantal dimensies.
Daarnaast is het uiterst belangrijk dat de niet-financiële indicatoren dezelfde status en aandacht krijgen als de financiële indicatoren. Als dat niet het geval is, zullen managers geneigd zijn om minder aandacht te besteden aan kwaliteit, klanttevredenheid en innovatie wanneer aandacht voor die (langetermijn)aspecten ten koste gaat van (kortetermijn)omzet en winst. Immers, `what you measure is what you get'.
De BSc is oorspronkelijk ontwikkeld als een instrument voor het implementeren van strategie, niet voor het formuleren van strategie. Dit neemt niet weg dat de invoering van een BSc voor veel organisaties een aanzet is om goed na te denken over het formuleren van de strategie.
Voorwaarde voor het kunnen implementeren van de BSc is dat de organisatie een heldere visie en strategie heeft. Een van de belangrijkste effecten van het implementeren van een BSc is dat het management gedwongen wordt om de strategie nader te concretiseren en helder te communiceren naar alle onderdelen van de organisatie. Op deze manier komen alle neuzen in de organisatie dezelfde kant op te staan.
Het ontwikkelen van de BSc betekent dat moet worden nagedacht over de implementatie van de strategie. Wat betekenen bijvoorbeeld begrippen als service en klantgerichtheid eigenlijk voor de organisatie, waarin moet dat tot uitdrukking komen? En wat moet de organisatie dan doen om dit te realiseren? Service, klantgerichtheid, innovatie en snelheid blijven vage begrippen uit de strategie zolang men niet weet hoe klantgericht en hoe innovatief men moet zijn en welke invulling aan die begrippen wordt gegeven. Uiteindelijk moet dit tot uitdrukking komen in de indicatoren die in de BSc worden opgenomen. Deze indicatoren geven vervolgens richting aan de acties van medewerkers in de organisatie.
Het is echter ook mogelijk dat het opnemen van een prestatie-indicator in de BSc wordt afgedwongen door externe factoren, bijvoorbeeld regelgeving vanuit de overheid, toezichthoudende organen of andere externe belanghebbenden.
In de praktijk blijken organisaties zich bij het bepalen van de prestatie-indicatoren vaak te laten leiden door de informatie die al beschikbaar is. Het uitgangspunt moet echter zijn dat juist de vraagzijde centraal staat: 'Welke informatie heb ik nodig?' in plaats van 'Welke informatie is reeds aanwezig?'. Een kosten-batenafweging moet vervolgens uitmaken of de extra inspanning en daarmee samenhangende kosten die nodig zijn om de nieuwe informatie te verkrijgen, al dan niet zijn doel rechtvaardigt.
Voor iedere prestatie-indicator die men in de BSc opneemt, moet een duidelijke definitie worden vastgelegd. Hierdoor worden onnodige definitiediscussies voorkomen. In de praktijk is het immers vaak zo dat bijvoorbeeld verschillende afdelingen verschillende definities gebruiken voor eenzelfde prestatie-indicator. Door integrale toepassing van de definities wordt één versie van de waarheid verkregen. Daarmee kan worden voorkomen dat de aandacht van het management uitgaat naar discussies over de definities en of een indicator nu wel of niet goed de werkelijkheid weergeeft in plaats van naar het daadwerkelijk besturen van de organisatie.
Onderdeel van de definitie is ook een vastlegging met welke frequentie een indicator wordt gemeten (bijvoorbeeld iedere week, iedere maand of ieder jaar) en wie verantwoordelijk is voor de betreffende prestatie-indicator.
Met de BSc kunnen werkelijke en gewenste prestaties met elkaar vergeleken worden. Dit vereist wel dat er normen worden vastgesteld voor de indicatoren die in de BSc zijn opgenomen. De financiële indicatoren (lees: budget) worden bijna altijd al genormeerd. Niet-financiële indicatoren worden echter lang niet altijd genormeerd. Dat maakt het onmogelijk om te bepalen of de organisatie goed presteert.
De normen moeten zijn afgeleid van de strategische doelstellingen die de organisatie heeft. Zonder meetbare doelstellingen blijft men al gauw steken in goede bedoelingen en komt men niet tot echte verantwoordelijkheid en afrekening op resultaat.
Bij het formuleren van de normen moet men proberen zoveel mogelijk gebruik te maken van externe informatie. Het is immers niet zozeer van belang dat men beter presteert dan een vooraf (intern) opgesteld plan of budget of beter presteert dan voorgaande jaren. Het is vooral van belang dat men beter presteert dan de concurrentie. Als het moeilijk is om een absolute norm te formuleren, kan echter ook worden begonnen met een relatieve norm: de score op de prestatie-indicator moet stijgen of dalen.
Daarnaast moet ook worden vastgelegd wat de procedure is om eventueel de norm te veranderen.
Belangrijk is dat managers of medewerkers alleen beoordeeld worden op indicatoren die voor hen ook beïnvloedbaar zijn. Zij zullen toegang moeten hebben tot informatie waaruit blijkt wat de invloed is van hun handelen op die indicatoren. Daarnaast zullen zij ook de bevoegdheden moeten hebben om bij achterblijvende prestaties maatregelen te kunnen nemen.
Bij het gebruiken van de BSc worden managers gedwongen om de gevolgen van hun beslissingen niet alleen vanuit financieel perspectief te bekijken, maar vanuit alle vier perspectieven. Indien een manager bijvoorbeeld bepaalde maatregelen overweegt die tot kostenreductie zullen leiden maar tegelijkertijd leiden tot een verslechtering van de service aan de klant, zal hij of zij daar wel twee keer over nadenken als hij/zij niet alleen op financiële resultaten, maar ook op klantenservice wordt beoordeeld.
Een recente ontwikkeling ten aanzien van de BSc is dat ondernemingen de BSc niet (alleen) gebruiken als prestatiemeetsysteem, maar als instrument voor strategisch management waarmee zij de te volgen strategie op langere termijn kunnen sturen.
Zij gebruiken daarbij de BSc als middel om continu de visie en strategie van de organisatie toe te lichten en te vertalen naar medewerkers op alle niveaus in de organisatie. De BSc is daarbij het middel aan de hand waarvan zij communiceren over strategische doelstellingen, plannen voor het realiseren van de strategie uitstippelen en strategische initiatieven coördineren. Hij wordt gebruikt om de gehele organisatie bewust te maken van de strategie en de betekenis van de strategie voor het dagelijkse handelen van medewerkers, en daarmee ervoor te zorgen dat medewerkers handelen in lijn met de strategie van de organisatie.
Uit praktijkonderzoek blijkt dat het van belang is om aan een aantal voorwaarden te voldoen om de kans op succesvolle invoering van de BSc te vergroten.
Vul hieronder uw e-mailadres in om de PDF-versie van dit artikel te ontvangen:
Heeft u ook een verantwoordelijkheid in personeelsmanagement? Kijk dan ook op HR Praktijk voor zekerheid over wetten en regels!