Samenvatting

Personeelskosten vormen vaak een van de grootste kostenposten van een bedrijf. Om deze kosten inzichtelijk te maken moet er worden gemeten, vergeleken en geanalyseerd. Prestaties van medewerkers binnen één afdeling of groep kunnen met elkaar worden vergeleken en geanalyseerd maar het is eveneens mogelijk om hele afdelingen of groepen met elkaar te vergelijken en te analyseren. Bij een dergelijke analyse moet met zes elementen rekening worden gehouden, te weten: uren, effectieve uren, persoonlijke omzet per periode, omzetprestatie per uur, personeelskosten per periode en tot slot verhouding omzet/personele kosten. Op alle zes de elementen wordt in dit artikel nader ingegaan.

De analyse van de verhouding tussen prestatie en kosten

Personeelskosten vormen vaak een van de grootste kostenposten van een bedrijf. Het is daarom belangrijk dat deze kosten bij het beheersen en besturen van de organisatie extra aandacht krijgen in de vorm van controle, analyse en ten slotte beheersing en sturing.

Het gaat daarbij echter niet alleen om de absolute hoogte van de personeelskosten. Een nog veel belangrijkere factor zijn de prestaties die voor de gemaakte kosten worden geleverd. Om het nog preciezer uit te drukken: de verhouding tussen prestatie en kosten is een van de bepalende factoren voor het resultaat van de onderneming.

Aangezien beide factoren, namelijk de kosten (in de vorm van de personeelskosten per medewerker) en de prestaties (in de vorm van de bijdrage aan de omzet van de betreffende medewerker) binnen de verkoopafdeling goed kunnen worden gemeten, zou er ten minste één keer per jaar, en wellicht vaker een analyse van deze personeelskosten en prestaties moeten worden gemaakt.

De prestaties van medewerkers binnen één afdeling of groep kunnen met elkaar worden vergeleken en geanalyseerd, maar het is natuurlijk ook mogelijk om hele afdelingen of groepen met elkaar te vergelijken en analyseren. Bij vergelijking tussen groepen of afdelingen moet er echter op worden gelet dat de groepen of afdelingen zo zijn ingedeeld dat het eventuele omzetvolume voor alle medewerkers vergelijkbaar is. Overdreven gezegd heeft het geen zin om de omzet in locomotieven van de ene afdeling te vergelijken met de omzet van plastic emmers van de andere afdeling.

Bij een analyse moet rekening worden gehouden met de volgende elementen:

1 Te werken uren

Hierbij moet worden uitgegaan van de in de CAO vastgelegde uren per dag/week/maand per fulltime medewerker en de persoonlijke aanstelling als fulltime of parttime medewerker (het fte-%). Bovendien moet rekening worden gehouden met feestdagen en met de in de CAO overeengekomen vakantiedagen. Op basis daarvan worden vervolgens saldi van de te werken uren berekend.

2 Effectieve (of gerealiseerde) uren

Van het eerder berekende aantal te werken uren worden per medewerker per periode de uren afwezigheid afgetrokken. Dit zijn uren die zijn uitgevallen door ziekte of andere oorzaken. Afhankelijk van eventuele afspraken daaromtrent kunnen overuren erbij worden opgeteld. Zo kunnen de effectieve uren worden berekend.

3 Persoonlijke omzetprestatie per periode

De persoonlijk omzetprestaties van iedere medewerker (totale omzet per medewerker in de meetperiode) wordt overgenomen uit de administratie en in de betreffende cellen ingevoerd. Aangezien deze persoonlijke omzetwaarden sterk afhangen van het persoonlijke aantal te werken uren respectievelijk effectieve uren, kunnen geen zinvolle uitspraken worden gedaan over de totale omzetprestatie. Om die reden wordt de totale omzetprestatie gerelateerd aan de effectief gewerkte uren. Het resultaat is de factor gemiddelde omzetprestatie per uur.

4 Omzetprestatie per uur

Deze factor wordt per medewerker als volgt berekend:

Persoonlijke omzetprestatie per periode / Persoonlijke effectief gewerkte uren per periode

Aan de hand van de 'omzetprestatie per uur' kan nu een eerste vergelijking worden gemaakt tussen de verschillende medewerkers van een afdeling.

5 Personeelskosten per periode (per medewerker)

De personeelskosten per medewerker omvatten de totale personele kosten die aan iedere individuele medewerker kunnen worden toegerekend.

6 Verhouding omzet/personele kosten

Dit getal wordt per medewerker als volgt berekend:

Persoonlijke omzetprestatie per periode / Persoonlijke personeelskosten per periode

Hier wordt een kengetal berekend dat het volgende zegt: hoeveel euro omzet van de betreffende medewerker staan er tegenover elke euro personeelskosten van diezelfde medewerker? Hoe hoger dit cijfer uitvalt, des te beter of rendabeler is de verhouding tussen prestatie en kosten voor de betreffende medewerker.

Nota bene: dit cijfer zegt echter alleen iets over de sterkte van de prestatie. Het cijfer geeft nog geen uitsluitsel over het feit of deze prestatie ook winstgevend was.

Conclusie

Om de personeelskosten te kunnen controleren, analyseren, beheersen en sturen moet u niet alleen de absolute hoogte van de personeelskosten in kaart hebben maar ook de prestaties die voor de gemaakte kosten worden geleverd. Oftewel, de verhouding tussen prestatie en kosten is een van de bepalende factoren voor het resultaat van de onderneming. Dit kunt u per afdeling of groep inzichtelijk maken maar ook een vergelijking tussen groepen of afdelingen is mogelijk. Daarbij is wel van belang dat het eventuele omzetvolume voor alle medewerkers vergelijkbaar is.