Het formatteren van spreadsheets

Samenvatting

Het is maar al te gemakkelijk om een werkblad te verfraaien met allerlei kleurtjes, kadertjes en andere tierelantijntjes. Omdat deze formatteringswerkzaamheden vaak ad hoc gebeuren, veroorzaakt dit nogal eens een rommelig geheel. Door consistent gebruik te maken van opmaakprofielen in plaats van cel voor cel onderdelen van de formattering aan te passen wordt u gedwongen gestructureerder te werken. Consistent toepassen van een (zo beperkt mogelijk aantal) opmaakprofielen blijkt er zelfs toe te leiden dat er beter over de algehele structuur van de werkmap wordt nagedacht: de kwaliteit van het rekenmodel kan erdoor verbeteren.

Excel kent vele mogelijkheden om het uiterlijk van een spreadsheet te verfraaien. In dit artikel wordt u duidelijk gemaakt hoe u deze mogelijkheden kunt inzetten om tot goed bruikbare spreadsheets te komen, die er ook fraai uitzien. Zo wordt ingegaan op enkele ontwerpregels die gelden voor het maken van een goed leesbare spreadsheet. Ook wordt getoond hoe u gebruik kunt maken van opmaakprofielen om het onderhoud aan een spreadsheet te vergemakkelijken.

Wat is een goed ontwerp?

Een goed ontworpen spreadsheet stelt u in staat om:

• de informatie gemakkelijk te lezen;
• het doel van het werkblad snel te doorgronden;
• de informatie op het werkblad te gebruiken;
• het werkblad eenvoudig aan te passen;
• de relevante informatie snel te vinden.

De genoemde aandachtspunten kunnen met goedgekozen ontwerpregels worden gerealiseerd.

Als basis voor dit artikel wordt gebruikgemaakt van de tabel in figuur 1.

Formatteren: met mate

Gebruik witregels

Spreadsheets zijn typisch gegevensbestanden die veel vanaf een computerscherm worden bekeke ...