Flexibel rapporteren in de tijd

Samenvatting

Loopt u ook tegen het probleem aan dat u periodiek bestaande rapportages moet aanpassen en daarmee veel tijd kwijt bent? In dit artikel doen wij u een aantal tips aan de hand hoe u periodieke aanpassingen snel en efficiënt kunt doorvoeren door te werken met aparte sheets voor de invoer, de besturing en de rapportage zelf.

Flexibel rapporteren in de tijd

Waarschijnlijk herkent u het volgende wel uit de praktijk: u hebt een omvangrijk spreadsheet gebouwd met gegevenskolommen die u periodiek uitbreidt en aanpast. Bij het toevoegen van een nieuwe kolom of het aanpassen van bestaande kolommen moeten de totaalformules in de rapportage steeds worden aangepast zodat ze aan blijven sluiten op de bestaande en de toegevoegde gegevens. Ook wilt u graag zo flexibel mogelijk rapporteren in de tijd over steeds variërende perioden.

Voor deze periodiek terugkerende klus is het aan te raden om te werken met drie verschillende sheets: één voor de invoer, één voor de besturing en één voor de rapportage of uitvoer. In deze verschillende sheets maken we bovendien gebruik van benoemde bereiken en van de functies Index, Verschuiving en Vergelijken. Hoe dit precies werkt, lichten we toe aan de hand van een eenvoudig voorbeeld van een groothandel in gereedschappen.

De invoersheet

Een groothandel in gereedschappen verzamelt maandelijks de gegevens van de verkochte aantallen gereedschappen per artikelsoort. De verkochte aantallen zijn voor de periode januari 2010 tot en met juni 2010 verzameld in de volgende invoersheet. X 

Deze invoersheet bevat uitsluitend harde invoer en verder geen formules.

Wel werken we in dit voorbeeld met bereiknamen: