Beveiligen van Excel-mappen

Samenvatting

Als we betrouwbare Excel-modellen willen bouwen, is het van belang om de nodige beveiligingsmaatregelen te nemen. Beveiliging richt zich op verschillende aspecten zoals:

• modelstructuur;
• input van data;
• afschermen van vertrouwelijke/berekende data (formules, teksten, bladen);
• beschermen door middel van wachtwoorden (map, blad en VBA-codes);
• back-up;
• versiebeheer;
• sjabloon.

In dit artikel worden deze aspecten nader toegelicht.

Modelstructuur

Een veilige structuur bij het bouwen van modellen is het scheiden van:

• input;
• bewerking;
• output.

De inputbladen bevatten geen formules. Input kan onderscheiden worden in:

• Stambestanden: hierbij kunt u denken aan codelijsten zoals rekeningschema, personeelsoverzicht, klantenbestand en dergelijke.
• Parameters: dit blad bevat afzonderlijke variabelen zoals rentepercentage, aantal perioden, groeifactor, btw-percentage, looptijd, enzovoort.
• Transacties: dit zijn de periodieke mutaties.

Veelal zijn deze data afkomstig van andere systemen zoals ERP, personeelsinformatiesysteem en databases.

De bewerkingsbladen bevatten bewerkte gegevens. Onder bewerken verstaan we onder andere:

• sorteren;
• filteren;
• verrijken;
• completeren;
• berekenen (met formules en functies);
• verdichten;
• transponeren;
• rearrangeren.

De outputbladen zijn de feitelijke rapporten en bevatten onder andere:

• verdichte data in tabelvorm;
• grafieken;
• besturingselementen.

Data-input beveiligen

U kunt de input van data veilig in het model ingeven met behulp van de volgende Excel-hulpmiddelen:

• Voorwaardelijke opmaak;
• Data Valideren.

Voorwaardelijke opmaak kunt u toepassen op data die u uit andere bronnen krijgt aangeleverd. ...